Các chỉ số hiệu suất thúc đẩy hành vi

Bạn đã bao giờ nhận thấy những nhân viên có vẻ hành động phi lý trí nhưng họ lại cho rằng hành vi của họ là hoàn toàn hợp lý? Làm sao có thể? Nó có thể liên quan đến các chỉ số hiệu suất của bạn.

Các chỉ số hiệu suất xác định điều gì quan trọng và có thể là nguồn cung cấp phản hồi có ý nghĩa. Họ nói to với lực lượng lao động, ban lãnh đạo, chủ sở hữu và các bên liên quan khác của bạn. Và chúng thúc đẩy hành vi. Câu hỏi đặt ra là Họ có hành vi đúng đắn không?

Làm thế nào để một số liệu thúc đẩy hành vi?

Trong sâu thẳm tất cả chúng ta đều cạnh tranh, mặc dù một số người trong chúng ta cạnh tranh hơn những người khác. Khi mọi người hiểu ý định đo lường chỉ số hiệu suất có thể đạt được, họ sẽ làm việc để đạt được kết quả mong muốn. Đó là hành vi tích cực. Nếu chỉ số vượt quá khả năng ảnh hưởng của mọi người hoặc hoàn toàn không thể đạt được, thì bạn có thể mong đợi hành vi tiêu cực. Tại sao tôi nên thử? Tôi sẽ chỉ cúi đầu cho đến khi chuyện này qua đi.

Hãy nghĩ về các chỉ số dưới dạng chỉ số cơ sở và chỉ số mục tiêu . Các chỉ số cơ bản cho bạn biết về trạng thái hiện tại hoặc điểm xuất phát của bạn; các chỉ số mục tiêu cho bạn biết bạn muốn ở đâu. Cả hai đều rất quan trọng nếu bạn muốn hướng mọi người đến những kết quả mong muốn.

Hãy tưởng tượng Richard, một thợ hàn đang thực hiện công đoạn hàn cuối cùng. Bạn đã cung cấp cho Richard những số liệu hiệu suất có ý nghĩa chưa? Nếu anh ta dành cả ngày chỉ để làm bất cứ điều gì anh ta có thể, không nhận được phản hồi và cho rằng bất cứ điều gì anh ta làm là ổn, thì có lẽ bạn đã không cung cấp cho Richard sự hướng dẫn mà anh ta xứng đáng có được.

Mặt khác, nếu Richard biết tốc độ anh ấy cần sản xuất tại ( thời gian kiểm tra hoặc thời gian chu kỳ), hiểu thông số kỹ thuật chất lượng của anh ấy là gì (chất lượng tại nguồn và hướng dẫn công việc tiêu chuẩn) và biết nguyên liệu chảy như thế nào (kiểm soát trực quan và 5S), sau đó anh ta nên chuẩn bị đầy đủ để thực hiện một ngày tốt công việc phù hợp với những gì công ty cần anh ta làm.

Điều gì xảy ra nếu mọi người không phù hợp với các chỉ số hiệu suất của tổ chức? Rất có thể bạn gặp phải tình trạng hỗn loạn khi nhân viên làm việc với nhiều mục đích khác nhau, tham gia vào các cuộc cạnh tranh không hiệu quả hoặc “tối ưu hóa tổng thể” bằng cách tối ưu hóa phần nhỏ của họ trong quy trình tổng thể.

Một cách để tạo sự liên kết là sử dụng bản đồ số liệu . Bản đồ đặt các chỉ số được nhắm mục tiêu ở trên cùng của sơ đồ tổ chức. Nó cho thấy sự liên kết giữa các cấp, xác định các chỉ số hiệu suất nào là quan trọng và mô tả cách các thành phần khác nhau của tổ chức phù hợp với nhau. Bản đồ chỉ số trông như thế nào phụ thuộc vào doanh nghiệp và cách tổ chức của nó. Bất kể logic của bản đồ số liệu sẽ phù hợp với tất cả các doanh nghiệp.

Làm cách nào để xác định số liệu hiệu suất?

Khi bạn đã xác định được những gì bạn muốn đo lường, hãy đặt tên cho chỉ số hiệu suất đó. Làm cho nó có ý nghĩa và phù hợp.

Hãy nghĩ về Richard trong khu vực mối hàn cuối cùng. Một thước đo quan trọng có thể là “sai sót trên mỗi ca làm việc”. Trước tiên, bạn cần xác định lỗi của mỗi công việc là gì, dựa trên mã hàn đã được thiết lập, tiêu chuẩn cụ thể của công ty hoặc kết hợp cả hai.

Bây giờ bạn đã xác định số liệu, hãy xem xét nó sẽ thúc đẩy hành vi của Richard như thế nào. Rõ ràng, anh ấy sẽ muốn tránh các khuyết tật và hàn ngay lần đầu tiên. Richard nên biết quá trình này đang được đo lường; hiệu suất của anh ta trực tiếp gắn liền với số liệu (công việc của anh ta ảnh hưởng đến kết quả); và người giám sát có thể giúp đỡ và đưa ra phản hồi tích cực, mang tính xây dựng.

Tiếp theo, đánh giá các yếu tố đầu vào của chỉ số. Các nguồn đầu vào là gì? Các thành phần chính xác là gì và chúng được tính toán chính xác như thế nào? Thông tin được thu thập như thế nào và tần suất ra sao? Dữ liệu cũ ít ý nghĩa hơn. Việc thu thập dữ liệu có lặp lại được không? Nếu dữ liệu không thể được thu thập theo cùng một cách hai lần, các chỉ số kết quả có thể vô nghĩa. Còn các đơn vị đo thì sao? Những câu hỏi này và hơn thế nữa sẽ giúp bạn xác định xem chỉ số hiệu suất có thực sự khả thi hay không.

Cách bạn thu thập dữ liệu có thể rất quan trọng. Việc thu thập dữ liệu tốt nhất diễn ra tự động. Phần mềm và các hệ thống thông tin khác giúp cho việc thu thập và phân tích dữ liệu tự động trở nên thiết thực hơn trong nhiều lĩnh vực hơn của nhà máy. Hãy nghĩ đến theo dõi thời gian hoạt động của máy móc và theo dõi thời gian cung cấp. Nhưng dữ liệu về “khuyết tật mối hàn trên mỗi ca” của Richard có thể sẽ được thu thập thủ công, có thể sử dụng kết hợp giữa kiểm tra trực quan và kiểm tra không phá hủy và phá hủy.

Bây giờ bạn đã có dữ liệu, bạn sẽ làm gì với nó? Làm thế nào để bạn truyền đạt và truyền đạt nó, và cho ai? Hãy nghĩ về cách mọi người sẽ giải thích dữ liệu. Làm cách nào bạn có thể sử dụng dữ liệu đó để quản lý công việc kinh doanh và thúc đẩy các hành vi mong muốn? Chỉ số hiệu suất có ảnh hưởng mong muốn đến hành vi không?

Như bạn có thể thấy, tất cả những điều này liên quan đến nhiều thứ hơn là chỉ nói, “Này, chúng ta hãy đo lường như vậy và như vậy!” Nếu bạn tuân theo một cách tiếp cận có kỷ luật, các chỉ số bạn thu thập được sẽ có nhiều khả năng mang lại hiệu quả cao.

Điều gì làm cho một số liệu hiệu quả?

Các chỉ số hiệu suất tốt sẽ giúp bạn mang lại kết quả cho doanh nghiệp. Các thước đo hiệu suất kém không giúp nhân viên hiểu được những gì được mong đợi.

Các thước đo kém thường đặt các cá nhân hoặc chức năng khác nhau mâu thuẫn với nhau, tạo ra sự căng thẳng và mất tập trung không cần thiết. Nếu các số liệu chỉ tập trung vào kết quả đầu ra của một người hoặc chức năng cụ thể (ví dụ: thợ hàn hoặc bộ phận hàn) và chúng không được cân bằng với các quy trình ngược dòng, thì thông tin bạn nhận được từ các số liệu đó sẽ không hữu ích lắm. Các quy trình ngược dòng có thể đã góp phần gây ra sự cố và các quy trình đó đã xảy ra, vì vậy đã quá muộn để có hành động khắc phục.

Giả sử Richard nhận được một loạt công việc với sự chuẩn bị mối hàn dưới mức tối ưu. Nó không khủng khiếp. Mọi thứ đều nằm trong khả năng chịu đựng của công việc, hầu như không. Nhưng Richard là một thợ hàn lành nghề, vì vậy anh ấy đã làm cho nó hoạt động.

Tuy nhiên, Richard sản xuất nhiều bộ phận bị lỗi hơn bình thường – rác vào, rác ra. Trong trường hợp này, việc đo những khuyết tật đó có thể sẽ không cung cấp cho bạn thông tin có ý nghĩa, bởi vì vấn đề là ở khâu chuẩn bị mối hàn, nơi các tiêu chuẩn dung sai có thể cần được kiểm tra lại. Vào thời điểm công việc đạt đến độ hàn, đã quá muộn để khắc phục sự cố.

Chỉ số hiệu suất dẫn đến hành vi sai hoặc không mong muốn sẽ phản tác dụng. Ví dụ về kết hợp sản phẩm cao cổ điển đề cập đến hiệu quả của tế bào làm việc, chẳng hạn như bộ phận mỗi giờ. Mọi người trong một tế bào sản xuất càng nhiều phần mỗi giờ, thì chỉ số hiệu suất của họ càng có vẻ tốt hơn. Nhưng sau đó, họ sắp xếp các công việc theo cách tối ưu hóa năng suất của mình nhưng vẫn tạo ra các vấn đề về xử lý ở hạ nguồn. Trông họ rất tuyệt, nhưng hành vi của họ lại dẫn đến những hậu quả khôn lường.

Xác định các chỉ số tốt

Nếu các chỉ số hiệu suất của bạn cung cấp sự rõ ràng và thúc đẩy mọi người, bạn đang đi đúng hướng. Các chỉ số đo lường có đặt ra kỳ vọng phù hợp với cả nhu cầu của công ty và nhu cầu của khách hàng không? Các thước đo hiệu quả tạo ra sự liên kết giữa các cá nhân, chức năng và quy trình khác nhau trong tổ chức.

Cuối cùng, các chỉ số hiệu suất hiệu quả giúp hoàn thành công việc. Ví dụ, hãy tưởng tượng bây giờ Richard làm việc trong một môi trường có các chỉ số đo lường hiệu quả. Anh ấy vẫn làm việc với số liệu hiệu suất khuyết tật mối hàn, nhưng số liệu đó hoạt động cùng với các phép đo ở thượng nguồn và hạ lưu. Richard hiếm khi nhận được các phôi gia công có chế độ chuẩn bị mối hàn kém. Tại sao? Bộ phận chuẩn bị mối hàn có các thước đo hiệu suất riêng giúp công việc của Richard trở nên dễ dàng hơn. Trong môi trường này, Richard là một người đóng góp hiệu quả và sẵn sàng hơn. Điều đó tốt cho Richard và nó tốt cho bạn.

Các chỉ số đo lường hiệu suất sẽ giúp tất cả Richard trở thành những người đóng góp hiệu quả, bất kể họ làm việc ở đâu hoặc chức danh công việc của họ là gì. Tất cả nhân viên cần và tìm kiếm hướng dẫn về những gì cần thiết để hoàn thành tốt công việc và họ cần phản hồi. Các chỉ số đo lường hiệu suất là một phần quan trọng của phương trình cho một nhân viên thành công.